Doelen en inhoud van een organisatie- en formatierapport (O&F-rapport).

Welk doel heeft een O&F-rapport en wat is de inhoud van het rapport?

Doelen

Het eerste doel van het O&F-rapport is inzicht te geven in de inrichting van de organisatie. Een O&F-rapport is de ‘bouwtekening’ en beschrijft hoe de organisatie is ingericht (O-instrument). Het tweede doel van het O&F-rapport is dat het een HR-instrument is voor de rechtspositionele plaatsing van personeel en voor toepassing van alle stappen in de HR-cyclus: werving, selectie en inhuur van personeel, werk-/resultaat, ontwikkel- en salarisafspraken en loopbaanstappen en leerlijnen.

Samen met de personele paragraaf en de plaatsingsprocedure vormt het O&F-rapport het hart van het organisatiebesluit, waarover de ondernemingsraad adviesrecht (ingeval van een belangrijke organisatiewijziging in de zin van de WOR) heeft en die besproken moet worden met de vakbonden in het overleg van het (Decentraal) Georganiseerd Overleg.

Uitwerking van de globale beschrijving en het organisatieontwerp

Een voorgenomen besluit tot een reorganisatie of belangrijke organisatiewijzing die wordt vastgelegd in een O&F-rapport wordt in beginsel voorafgegaan door een globale beschrijving die wordt uitgewerkt in een organisatieontwerp.

Inhoud van een O&F rapport

Een O&F-rapport is een rapport waarin de nieuwe of aangepaste organisatiestructuur, formatie en functies beschreven staan. Het O&F-rapport wordt gebruikt om de nieuwe organisatiestructuur en formatieopbouw te formaliseren.

Een O&F-rapport is een vervolg op de globale beschrijving en het organisatieontwerp. In het O&F-rapport is aangegeven hoe de organisatie eruit komt te zien, aansluitend bij de visie, missie, doelstellingen/opgaven van de organisatie. Daarbij wordt rekening gehouden met de omgeving van de organisatie, de ontwerpcriteria die voor de organisatie gelden en de formatieve en financiële kaders die door het betreffende ministerie gesteld zijn.

In het O&F-rapport wordt vastgelegd welke uitgangspunten of ontwerpcriteria en keuzes ten grondslag liggen aan de organisatiestructuur. Indien bijvoorbeeld gekozen wordt voor een procesgerichte organisatie, wordt geadviseerd om voorafgaand aan het O&F-rapport eerst de belangrijkste werkprocessen te beschrijven en te optimaliseren (bijvoorbeeld met behulp van de Lean methodiek ). Een verandering in een proces kan dan immers leiden tot verandering in de organisatiestructuur of functies.

Een O&F-rapport bestaat uit twee delen: een organisatierapport en een formatierapport.