Toepassen Functiegebouw Rijk bij een O&F-rapport

Bij het opstellen van het O&F-rapport hoeven tegenwoordig niet meer alle functies beschreven en gewaardeerd te worden. Volstaan kan worden met een onderbouwde keuze op basis van het Functiegebouw Rijk.

Alleen voor functies waarbij het takenpakket geheel nieuw is of sterk gewijzigd, is het nodig om de werkzaamheden te beschrijven om ze vervolgens in te delen in het Functiegebouw Rijk (FGR) www.functiegebouwrijksoverheid.nl of te waarderen wanneer de organisatie geen gebruik maakt van het FGR. Voor organisaties die nog geen gebruik maken van het FGR kan het FGR uiteraard wel als handreiking worden gehanteerd.

Hieronder worden de stappen en voorwaarden beschreven op basis waarvan een geactualiseerde formatie, als onderdeel van een organisatie- en formatierapport, met behulp van het Functiegebouw Rijk kan worden opgesteld. Het vertrekpunt is hierbij een geaccordeerd organisatierapport waarin de volgende onderwerpen staan beschreven: missie, visie, doelstelling, kerntaken/opgaven, organisatiestructuur, producten & diensten, in- en externe contacten etc., tot en met de doelstelling en kerntaken van de afzonderlijke organisatieonderdelen.

De volgende stap is het opstellen van de formatie (formatierapport). De leidinggevende en HRM adviseur kennen de primaire en ondersteunende processen van de organisatie, de managementafspraken in het kader van planning en control en de budgettaire kaders. (NB. Bij deze stap kunt u zich laten adviseren door een organisatieadviseur van UBR|OI. De adviseurs van UBR|OI hebben kennis van formatieaangelegenheden, kennen het FGR en Fuwasys en aanvullende instrumenten als KWIV en KWIK. Ook hebben ze zicht op de waarderingsverhoudingen en kennis van vergelijkbare organisaties en kunnen bijvoorbeeld de afspraken over doop- en roepnamen toelichten.

In deze setting wordt – per onderdeel - de formatie (op functiegroep- en functietyperingniveau van het FGR) bepaald aan de hand van vier hieronder gestelde stappen.

Flexibiliteit door optimaal gebruik van het Functiegebouw Rijk

Het is mogelijk om de inzetbaarheid van medewerkers te verbreden door te sturen op de verbreding van de daadwerkelijke invulling in werkzaamheden. De toepassing van Functiegebouw Rijk helpt hierbij om medewerkers te laten bewegen in de verschillende vakgebieden of onderwerpgebieden binnen een functiegroep en binnen het schaalniveau.

Voor een goede toepassing van de doelstelling van FGR tot flexibiliteit geldt de volgende werkwijze:

Bij een reorganisatie wordt op het moment van reorganisatie de uitwisselbaarheid goed vastgesteld door de functietypering FGR aan te vullen met het kennis/ onderwerpgebied van de huidige en de nieuwe functies. Deze wordt in de was-wordtlijst inzichtelijk gemaakt en in het personeelsplan wordt voor alle functies het functievolgerschap van de medewerkers toegelicht. In de nieuwe arbeidsovereenkomst met de medewerker wordt dit kennis/ onderwerpgebied ook genoemd. Wel wordt er een aanvullende opmerking gemaakt dat er in het kader van de toepassing van Functiegebouw Rijk, ruimte is voor leidinggevende en medewerker om mee te bewegen met de arbeidsvraag en gezamenlijk verbreding en verandering van kennis en onderwerpgebied jaarlijks in te vullen en te registreren, zolang deze blijft passen binnen de brede functietypering van Functiegebouw Rijk. In de jaarplannen van de verschillende directies worden deze verandering van arbeidsvraag en de consequenties onderbouwd voor de specifieke invulling van de formatie naar kennis/onderwerpgebieden. Wordt van medewerkers inzet op bredere en/ of andere kennis/onderwerpgebieden gevraagd, dan wordt in het jaarplan toegelicht hoe deze hierin worden begeleid.